Hvordan gjør vi det?
Rutiner: Viktig del av samarbeidet
Bedriften kan selv velge omfanget av egen innsats. Noen har kapasitet som kan brukes til å sortere, kontere og forberede bilag for levering til SMB Økonomi AS. Andre bare leverer attesterte bilag til oss så ordner vi resten.
Vi tilbyr også våre kunder å hente bilag i nærområdet.
Scanning av bilag.
Alle bilag som bokføres hos oss blir scannet. Kunden kan selv velge om de skal scanne bilagene selv eller om vi skal gjøre dette. Velger kunden å scanne bilagene selv så kan dette foregå på to måter.
- Er det en kunde med få bilag så kan denne scanne bilagene selv f.eks. i PDF - eller TIF - format før de sendes på e-post til oss. Kunde bør selv lagre papirkopien i egnet bilagsperm.
- Kunden kan kjøpe en lisens av Paperless. Kunden scanner alle bilag og overfører bilagene til vår server. Din saksbehandler får automatisk e-post om at det forefinnes bilag til bokføring. Når bilaget er bokført kan kunden selv logge seg opp mot vår server for å se på de bilagene den måtte ønske.
Ønsker kunden at vi skal scanne alle bilag så kan dette også gjøres på to måter:
- Kunden leverer alle attesterte bilag til oss for scanning og bokføring.
- SMB Økonomi AS får tilsendt alle bilag direkte fra kundens forretningsforbindelser. Vi scanner inn bilagene. Bilagene distribueres så via Paperless til attestasjonsberettiget hos kunden. Denne attesterer disse elektronisk og vi får bilaget tilbake elektronisk for bokføring. Denne løsningen forutsetter at kunden har minst en lisens av Paperless.
